Company Profile

       Outstanding Organizer merupakan perusahaan event organizer yang berada di wilayah Surabaya. Outstanding Organizer merupakan perusahaan perseorangan yang didirikan pada tanggal 21 November 2012 di Jalan Bendul Merisi Permai S-8 Surabaya.

      Outstanding Organizer adalah perusahaan jasa untuk mengadakan acara. Acara yang diadakan adalah acara pesta ulang tahun, pesta pernikahan, acara sekolah seperti wisuda, acara konser, acara perusahaan, dan sebagainya. Hampir seluruh jenis acara dapat diadakan oleh Outstanding Organizer.

       Outstanding Organizer mempunyai tagline “Make your event be a unforgettable event, with us”. Melalui tagline tersebut diharapkan Outstanding Organizer dapat memberikan kesan yang tak terlupakan kepada klien. Menumbuhkan kesan kepada klien melalui layanan. Layanan berkesan tersebut dimulai dari saat pertama bertemu dengan calon klien, kemudian saat masa persiapan hingga saat acara berlangsung. Bahkan setelah acara diharapkan Outstanding Organizer tetap dapat memberikan kesan yang baik.

       Adapun visi Outstanding Organizer adalah “Menjadi Event Organizer yang terpercaya dalam layanan dan dapat menciptakan acara, bukan hanya sekedar membuat acara”. Misi Outstanding Organizer adalah “Akuntabel dalam layanan, profesional dan kreatif dalam menghadapi setiap tantangan, berkomitmen memberikan yang paling terbaik untuk klien bukan yang terbaik untuk diri sendiri, melayani bukan dilayani, serta Tuhan menjadi dasar dalam segala hal”

        Outstanding Organizer pada tahun 2012 mula-mula hanya melayani acara ulang tahun dan pernikahan dan dijalankan oleh beberapa orang saja. Segmentasi pasar perusahaan adalah menengah dan atas.

       Event yang dilayani oleh Outstanding Organizer saat ini adalah ulang Tahun, Pernikahan, Konser, Perusahaan, Pendidikan, Komunitas. Pemasaran Outstanding Organizer hanya di Surabaya saja. Selama ini perusahaan melakukan promosi melalui sponsorship, website, social media, rekanan dengan pihak vendor, brosur, dan spanduk. Pemasaran dilakukan oleh tim marketing yang dipimpin oleh seorang koordinator pemasaran.

            Struktur organisasi Outstanding Organizer adalah sebagai berikut :

          

            Layanan jasa yang diberikan oleh Outstanding Organizer adalah layanan jasa event organizer. Berikut merupakan langkah-langkah yang dilakukan oleh Outstanding Organizer dalam melakukan layanan jasa event organizer

a.      Pertemuan tim pemasaran dengan calon klien

Pertemuan tim pemasaran dengan calon klien tidak harus dilakukan saat pembukaan stand pameran, tetapi juga bisa pertemuan dilakukan secara santai di cafe atau di rumah calon klien. Aktivitas yang dilakukan tim pemasaran saat bertemu dengan calon klien  adalah melakukan pendekatan untuk mengenal lebih dekat dan membangun hubungan lebih baik sehingga Outstanding Organizer dapat mendapatkan kepercayaan untuk melaksanakan acara yang ingin dilaksanakan oleh calon klien

b.      Perjanjian Kontrak

Perjanjian Kontrak dilaksanakan setelah Outstanding Organizer menyerahkan proposal kerjasama di setujui oleh calon klien. Perjanjian kerjasama dilakukan dengan melakukan tanda tangan surat perjanjian kerjasama. Dengan tanda tangan tersebut menandakan Outstanding Organizer mulai melakukan pekerjaan sebagai event organizer mempersiapkan acara yang ingin diadakan oleh klien.

c.      Pembayaran Uang Muka

Pembayaran uang muka dilakukan setelah tanda tangan surat perjanjian kerjasama. Pembayaran uang muka untuk event organizer adalah 50% dari nilai total yang disetujui. Uang muka untuk venue dan vendor dilaksanakan berdasarkan ketentuan setiap vendor. Pencatatan Akuntansi mulai di lakukan saat telah dilakukan transfer dan bukti transfer telah diterima oleh Manajer Umum Outstanding Organizer

d.      Persiapan acara            

Persiapan acara dilakukan dengan melakukan rapat dengan seluruh pihak yang terlibat, terdapat 3 agenda rapat wajib dan beberapa rapat tidak wajib. 3 agenda rapat wajib adalah

-         Rapat Koordinasi awal

-         Rapat Koordinasi akhir

-         Rapat dengan seluruh pihak terlibat (Vendor, klien, Crew event organizer, dll)

Rapat tidak wajib dilaksanakan secara flexible atau hanya saat dibutuhkan saja. Misalkan jika ada perubahan pada rapat koordinasi awal, dimana perubahan itu diinginkan oleh klien, maka perlu dilakukan revisi dan penyesuaian sesuai dengan keinginan klien.

e.      Gladi Bersih

Gladi bersih dilaksanakan maximal 1 hari sebelum acara berlangsung, saat gladi bersih seluruh pihak yang terlibat akan melakukan simulasi pada bagiannya masing-masing sesuai dengan susunan acara yang telah ditetapkan.

f.       Acara berlangsung       

Acara berlangsug sesuai dengan yang telah direncanakan dengan baik oleh Oustanding Organizer. Outstanding Organizer melaksanakan acara dengan beberapa orang crew yang telah ditentukan oleh koordinator acara Ouststanding Organizer.